Generalforsamling og forslagsfrist 2022

Styret i Enerhaugen Borettslag har nylig vedtatt dato for gjennomføring av årets generalforsamling og tidspunktet er satt til onsdag 20. april. Per nå planlegges det for en digital gjennomføring, men med mulighet for å avholde møtet fysisk dersom smittesituasjonen på et senere tidspunkt tilsier at det er trygt og praktisk mulig. Dette er i tråd med OBOS sin anbefaling om digital gjennomføring av årsmøtene for større borettslag og sameier i 2022 slik situasjonen er akkurat nå.

Frist for å sende inn forslag

Styret er opptatt av å sikre beboerdemokratiet med høy deltakelse på årsmøtet og vil derfor gå ut med informasjon på et tidlig tidspunkt. Vi ønsker også å sørge for at alle andelseiere som ønsker det gis anledning til å sende inn sine forslag til generalforsamlingen. Dersom du har forslag til generalforsamlingen, må du sørge for at styret har mottatt dette senest tirsdag 1. februar 2022.

Hvorfor så tidlig frist for å sende inn forslag?

Selv om generalforsamlingen først avholdes i april så er det mange forberedelser som skal gjøres i forkant av denne. Styret trenger nødvendig tid til å behandle og ta stilling til alle forslag som kommer inn. Enkelte saker må utredes før styret kan ta stilling til forslaget. I tillegg kommer tilrettelegging og forberedelser i forkant av trykking av generalforsamlingsheftet som sendes ut i god tid før møtet og klargjøring for elektronisk publisering.

Vi minner om at forslag til generalforsamlingen kan sendes inn hele året, men må alltid være styret i hende innen den kunngjorte fristen.

Slik sender du inn forslag

For at årsmøtet skal kunne ta stilling til saken din så er det viktig at den er formulert på en måte som gjør at andelseierne forstår hva du ønsker og det må være et tydelig forslag til vedtak.

• Skriv klart og tydelig hva du ønsker at generalforsamlingen skal ta stilling til
• Forklar hvorfor du mener dette er viktig
• Formuler et konkret forslag til vedtak som generalforsamlingen kan stemme over
• Send forslaget på e-post til styret@ebrl.no innen fristen som er satt til 1. februar 2021.

Hvis du vil sende forslaget ditt i posten er riktig adresse «Enerhaugen Borettslag, Smedgata 32, 0651 Oslo». Pass på å postlegge det i tide til at det kommer frem innen fristen.

Du får en formell innkalling med tid, sted og alle saksdokumentene når generalforsamlingen nærmer seg, men det er lurt å notere datoene i kalenderen allerede nå.

Slik fungerer digital generalforsamling

Dersom vi velger å gjennomføre generalforsamlingen digitalt vil den vil bli avholdt på Vibbo.no som er OBOS sin beboerportal. Møtet åpner onsdag 20. april og vil lukkes etter seks dager den 26. april. Alle andelseiere som har samtykket til digital kommunikasjon og/eller har registrert et mobilnummer hos OBOS vil få en tekstmelding med informasjon om hvordan de kan delta i det digitale møtet.

Innkalling med årsregnskap, beretning, innkommende saker og innstilling fra valgkomiteen vil bli tilgjengelig digitalt. Det vil også bli trykket opp en papirversjon som deles ut til beboerne. Andelseiere som ikke har anledning til å benytte elektroniske hjelpemidler vil gis anledning til å levere inn manuell stemmeseddel til styret innen en gitt frist.

Har du registrert riktig kontaktopplysninger?

Dersom du ikke allerede har registrert eller trenger å oppdatere mobilnummer og e-postadresse hos OBOS oppfordrer vi deg til å gjøre det snarest mulig slik at alt ligger klart når vi åpner møtet. Logg deg inn på «min side» på Obos.no eller Vibbo.no for å sjekke hvilke opplysninger vi har registrert på deg.

Det er også mulig å få hjelp til å oppdatere opplysningene ved å ringe eller sende en e-post til vår rådgiver hos OBOS, Line Hovland. Kontaktinformasjon til Line Hovland finner du her.

Lovendring gir borettslag adgang til å gjennomføre digitale møter

En egen koronaforskrift i 2020 ga midlertidig adgang til å signere møteprotokoller elektronisk, og at borettslag kan kommunisere elektronisk med andelseierne. Denne midlertidige forskriften har nå blitt gjort permanent i form av en lovendring på våren 2021 som fjernet det lovbestemte kravet om fysisk oppmøte på generalforsamlinge. Borettslag gis heretter permanent adgang til å gjennomføre årsmøtene digitalt. Endringen kom som følge av erfaringene mange borettslag og sameier har gjort seg etter endringene i koronaforskriften. En undersøkelse fra OBOS viser tydelig at de midlertidige reglene under pandemien i 2020 førte til en vesentlig økning i møtedeltakelsen.

Lovendringene opphever også kravet om forhåndssamtykke for å motta informasjon på e-post, og overlater til styret å avgjøre hvordan informasjon til beboerne skal gis. På den måten likestilles elektronisk kommunikasjon med kommunikasjon på papir.

Styret bør allikevel gjøre en vurdering av hvorvidt det er hensiktsmessig og nødvendig å gjennomføre et heldigitalt møte og tilrettelegge for at analoge brukere også får nødvendig informasjon og mulighet til å delta. Styret i Enerhaugen Borettslag er opptatt av at informasjon om møter og innhold skal fortsatt gjøres tilgjengelig på papir slik at eldre og analoge andelseiere får mulighet til å delta.